Примеры реестров входящей, исходящей и внутренней информации в нотариальной конторе: название, источник поступления и обработка документов

Здравствуйте! Реестр входящей информации может содержать: заявления о предоставлении нотариальных услуг, документы, подтверждающие личность клиента и его право на совершение сделки, копии документов, предоставленных клиентом для заверения. Эти документы могут поступать из различных источников, например от клиентов лично, через письма или электронную почту. Обработкой этих документов занимается ответственный сотрудник нотариальной конторы.

Реестр внутренней информации может содержать: служебные записки, поручения руководства, отчеты о проделанной работе, документы, связанные с учетом и организацией работы нотариальной конторы. Эти документы создаются на месте их использования, их может обрабатывать персонал нотариальной конторы в соответствии с распределением труда и поручений руководства.

Реестр исходящей информации может содержать: заверенные документы, выданные клиентам, ответные или информационные письма, адресованные клиентам или другим сторонам. Такие документы передаются клиентам лично или через почту их адресуется на имя получателя. Обработкой этих документов занимается ответственный сотрудник нотариальной конторы. При этом, нотариальные документы должны быть заверены и подписаны нотариусом.

Для решения данного вопроса не требуется предоставление документов.

Однако, в отношении нотариальной конторы могут быть следующие документы, относящиеся к реестру входящей, внутренней и исходящей информации:

1. Реестр входящей информации - это может быть книга учета поступления документов в нотариальную контору, где будут указаны название документа (например, заявление на оформление наследства), дата поступления, от кого поступил, номер документа и т.д. Этот реестр будет обрабатываться сотрудниками нотариальной конторы, отвечающими за регистрацию документов.

2. Реестр внутренней информации - это может быть электронный журнал внутренних документов нотариальной конторы, куда входят распорядительные документы, приказы, инструкции и т.д. Этот реестр будет обрабатываться руководством и сотрудниками нотариальной конторы, в зависимости от содержания документа.

3. Реестр исходящей информации - это может быть журнал исходящей корреспонденции нотариальной конторы, где будут указаны название документа, дата отправки, кому адресован, номер документа и т.д. Этот реестр будет обрабатываться сотрудниками нотариальной конторы, отвечающими за отправку документов.

Из вашего вопроса не следует, что именно нужно регулировать законодательно. Если вопрос касается обязанностей нотариуса и правил обработки информации, связанной с его деятельностью, то могут быть применимы следующие статьи:

• Статья 2 Федерального закона "О нотариате" - определяет задачи и цели нотариальной деятельности;
• Статья 19 Федерального закона "О нотариате" - содержит положения об обязанностях нотариуса по защите конфиденциальности информации о клиентах;
• Статья 20 Федерального закона "О нотариате" - устанавливает правила обработки информации о клиентах, получаемой нотариусом при оказании нотариальных услуг;
• Статья 21 Федерального закона "О нотариате" - предусматривает ограничения на использование информации о клиентах, полученной нотариусом в связи с оказанием нотариальных услуг.

Кроме того, может быть применим Федеральный закон "О персональных данных", который устанавливает правила обработки персональной информации, включая информацию, содержащуюся в реестрах нотариальной конторы.