Перевозка грузов: Какие документы собирать и хранить посредникам? Ответственность за отсутствие документов.

Согласно действующему законодательству Российской Федерации, ваша организация обязана соблюдать требования по обработке и защите персональных данных компании-перевозчика, ее директора и водителей, а также других документов, содержащих конфиденциальную информацию. В соответствии с требованиями ст. 6 Федерального закона "О персональных данных" от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ, вы обязаны обеспечивать конфиденциальность персональных данных, обрабатываемых в ходе ваших деятельности, и принимать необходимые меры для защиты информации от несанкционированного доступа, уничтожения, изменения, блокировки и других неправомерных действий.

С учетом этого, вам следует запросить у компании-перевозчика только те документы, которые необходимы для корректного оказания услуг и не противоречат законодательству по обработке персональных данных. В частности, необходимо получить договор об оказании транспортных услуг, Товарно-транспортную накладную и заявку, а также исходя из усмотрения организации, запросить копию паспорта водителя и права на управление транспортным средством.

Сбор и хранение остальных персональных данных может потребовать специального соглашения и разрешения, например, в виде письменного согласия на обработку персональных данных. Если вы собираете и храните такие данные без соответствующего соглашения или разрешения, вы можете быть привлечены к ответственности за нарушение действующего законодательства.

Для решения данного вопроса необходимо руководствоваться законодательством РФ в области перевозок грузов.

Согласно Федеральному закону «Об автомобильном транспорте» от 08.11.2017 N 315-ФЗ, на транспортном средстве при перевозке грузов должны находиться документы, подтверждающие право перевозить грузы и наличие договорных отношений между транспортной организацией и грузоотправителем (ст. 54). Кроме того, в соответствии с данным законом, на случай осуществления внеплановых проверок органами государственного контроля (например, ГИБДД), транспортные организации обязаны вести учет и хранить следующие документы:

• документы на транспортное средство;
• документы на право перевозки грузов;
• документы, подтверждающие право на нахождение грузов на транспортном средстве;
• документы, подтверждающие заключение договоров на перевозку грузов;
• иные документы в соответствии с законодательством РФ.

Таким образом, компания-посредник по поиску транспортных средств не может требовать от организации-перевозчика предоставлять копии свидетельства ИНН копании-перевозчика, свидетельства ОГРН компании-перевозчика, приказа о назначении директора компании-перевозчика, Устава компании-перевозчика, паспорта директора компании-перевозчика и паспорта транспортного средства, которое будет перевозить груз.

Однако компания-посредник должна обязательно требовать от организации-перевозчика предоставление оригиналов документов, подтверждающих право на перевозку грузов (например, лицензия на перевозки, сертификат соответствия, разрешительные документы на перевозку опасных грузов и т.д.), а также договора на оказание транспортных услуг и заявки, в которых указаны данные водителя.

Ответственность за отсутствие у компании-посредника упомянутых документов зависит от ситуации и соответствующих обстоятельств, но в целом, в соответствии с законодательством РФ, компания-посредник не несет ответственности за отсутствие этих документов, если она не является их законным владельцем или обладателем.

Документы, содержащие персональные данные директоров и водителей организации-перевозчика, считаются персональными данными в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных». Компания-посредник может хранить эти документы только при условии соблюдения требований законодательства в области персональных данных, в том числе обязательством обеспечивать их защиту от несанкционированного доступа, использования, копирования и распространения.

Статьи, применимые для решения данного вопроса: - Гражданский кодекс РФ (статьи 779-786): регулируют отношения, связанные с договором о перевозке грузов - Кодекс РФ об административных правонарушениях (статьи 13.11, 13.12): устанавливают ответственность за нарушения в сфере перевозок грузов, в том числе за несоблюдение требований по представлению документов - Федеральный закон "О персональных данных" (статьи 4, 6, 7, 9, 10, 12): определяет порядок сбора, хранения, использования и защиты персональных данных, включая данные директоров и водителей компании-перевозчика. Ответственность за отсутствие у вас необходимых документов будет определяться в соответствии с договором между вами и компанией-перевозчиком, а также нормами гражданского и административного законодательства. Документы директоров и водителей компании-перевозчика могут считаться персональными данными, а их сбор и хранение должны осуществляться в соответствии с требованиями Федерального закона "О персональных данных".