Как сохранить оригиналы документов и защитить себя от претензий: полезные советы для предоставления копий при доверенности и протоколе собрания учредителей

Здравствуйте!

Согласно статье 160 Гражданского кодекса Российской Федерации, оригиналы документов принадлежат их владельцу и могут быть переданы в порядке завещания, дарения, продажи, обмена, вклада в хозяйственное общество, а также в иных случаях, предусмотренных законом или договором. Таким образом, ситуация, описанная Вами в первом примере, может быть решена иным способом, например, путем передачи копии доверенности.

Что касается второй ситуации, то в соответствии со статьей 160 Гражданского кодекса Российской Федерации, документы, выданные государственными органами и их должностными лицами, имеют вероятность ограниченной передачи для достижения конкретных целей и в порядке, установленном законом. При этом, согласно статье 223 Гражданского кодекса Российской Федерации, нотариальное заверение документов может быть произведено как на оригиналах, так и на копиях документов.

Таким образом, в обеих описанных Вами ситуациях, оригиналы документов не обязательны для предъявления в соответствующие органы и их копии могут быть предоставлены с заверением нотариуса. Однако, возможными исключениями могут быть случаи, когда требования налоговой или контрагента могут быть обусловлены их внутренними правилами и процедурами.

С уважением, Юрист, специализирующийся на законодательстве Российской Федерации.

В соответствии со статьей 160 Гражданского кодекса Российской Федерации, документы, подтверждающие гражданские права и обязанности, могут быть предъявлены в оригинале или в виде надлежащим образом заверенных копий. Также в соответствии со статьей 89 Федерального закона "Об акционерных обществах" и статьей 94 Федерального закона "О закрытых акционерных обществах" привлекая к участию или оказывая им услуги, акционерные общества и закрытые акционерные общества вправе требовать от соответствующих лиц или организаций предъявления документов, подтверждающих их полномочия или компетентность в соответствии с законодательством Российской Федерации, в оригинале или в надлежащим образом заверенной копии.

Таким образом, контрагент не вправе требовать оригинал доверенности, если у исполнительного директора имеется надлежащим образом заверенная копия указанного документа, а налоговая орган также не вправе требовать отдачи оригинала протокола собрания учредителей, если есть надлежащим образом заверенная копия указанного документа. Предоставление копии документа, заверенной нотариусом или иным образом, подтверждающим ее подлинность, аналогично предъявлению оригинала документа и является действительным и принимаемым для указанных целей.

Для решения данного вопроса, применимы следующие статьи закона:

1) Статья 154 Гражданского кодекса Российской Федерации - "Доверенность"

2) Статья 93 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации - "Доказательства"

3) Статья 160 Гражданского кодекса Российской Федерации - "Документальное подтверждение сделок"

4) Статья 20 Федерального закона "Об электронной подписи" - "Достоверность электронного документа"

5) Статья 149 Федерального закона "О персональных данных" - "Обязанности при обработке персональных данных"

6) Статья 21 Федерального закона "Об адвокатской деятельности и адвокатуре в Российской Федерации" - "Свобода выбора адвоката и конфиденциальность"