Инструкция по формированию Z-отчёта на электронной кассе MSPOS-K и требования государства. Сопровождение кассы КуДИР и дополнительные требования. Автоматическое закрытие смены на кассе: законно или нет?

1. Z-отчет может быть сформирован в электронном виде при условии, что касса подключена к оператору фискальных данных (ОФД). Z-отчет должен быть представлен налоговой инспекции при ее запросе, а также должен быть хранен в течение 5 лет.
2. Вам также необходимо вести Книгу учета доходов и расходов (КУДИР), где будут фиксироваться все операции по приходу и расходу средств. Кроме того, следует вести учет товарных остатков и платежных документов.
3. Автоматическое завершение смены и открытие следующей возможно при наличии соответствующих настроек в кассе и соблюдении требований законодательства об операторах фискальных данных и использовании ими технических средств фискального наблюдения. Однако, необходимо убедиться, что процедуры открытия и закрытия смен происходят в соответствии с требованиями законодательства, и на случай проверки со стороны налоговой орган не будет возможности доказать наличие нарушений в документообороте.

Для решения данного вопроса, следует обратиться к следующим документам и требованиям:

1. Налоговый кодекс Российской Федерации (НК РФ)
2. Приказ Минфина РФ от 23.05.2016 N 93н "Об утверждении требований к кассовым аппаратам и (или) программным продуктам, используемым при осуществлении расчетов с использованием банковских карт”
3. Приказ Минфина РФ от 31.07.2019 N 227н "Об утверждении формы и порядка заполнения кассового документа, заменяющего кассовую книгу
4. Письмо ФНС России от 17.04.2018 N ЕД-4-15/10373@ "О применении кассовых технологий в системах электронной коммерции"

Ответы на вопросы:

1. Z-отчет будет формироваться в электронном виде и должен быть отправлен в ОФД в течение 5 дней. Налоговая служба может запросить данные из ОФД у налогоплательщика в случае проверки. Обязательно сохраняйте электронные копии Z-отчетов в течение 5 лет.

2. В качестве сопроводительной бухгалтерской документации необходимо вести Книгу учета доходов и расходов (КУДИР) и отчет о наличии и движении денежных средств (кассовый отчет, заменяющий кассовую книгу). Также необходимо хранить оригиналы и копии документов, связанных с операциями, проводимыми через ваш интернет-магазин.

3. Для настроенной интеграции кассы с ОФД и платежными системами допустимо автоматическое завершение смены и открытие следующей смены без присутствия налогоплательщика. Однако, следует учесть, что налогоплательщик несет ответственность за правильность и полноту учета доходов и расходов, соответствующих законодательству, даже если используется электронная система.

Ответ:

1. Статья 119 Налогового кодекса Российской Федерации (НК РФ) обязывает кассовых агентов (в том числе и предпринимателей) формировать Z-отчеты и хранить их в течение 5 лет в бумажном или электронном виде. Действия государства и налоговой по отношению к Z-отчетам закреплены в статье 122 НК РФ, где отмечено, что они могут быть запрошены налоговыми органами в случае проверок.

2. Кроме КУДИР, предприниматель обязан вести бухгалтерский учет и подтверждающую документацию в соответствии с требованиями НК РФ, Гражданского кодекса РФ, Закона "О бухгалтерском учете" и других нормативных актов. Конкретные требования к сопроводительной документации зависят от формы налогообложения, вида деятельности и других факторов.

3. Несмотря на автоматизацию процессов, предприниматель обязан контролировать работу кассовой машины и принимать меры по обеспечению сохранности ее данных. Запрещено доверять управление кассой третьим лицам, если они не являются наемными сотрудниками или должностными лицами предприятия. Кроме того, могут существовать дополнительные требования к настройке кассы, которые зависят от местных нормативных актов и полномочий налоговых инспекций.