Часто граждане обнаруживают ошибки в заполнении трудовой, многие не знают, что нужно делать в таких ситуациях. Во-первых, сначала сразу обращайтесь к работодателю и попросите исправить записи. В 2021 появились новые правила по хранению книжек работников. Сейчас исправить ошибку гораздо легче, чем раньше.
Кто вносит исправления в трудовую книжку
Все неточности, которые присутствуют в трудовой книжке, исправляет работодатель, допустивший ошибку и внесший неверные данные. Но бывают случаи, когда исправить информацию можно в новой организации, если есть подтверждающий документ с прошлой работы. Также можно исправить, когда фирма прекратила свою деятельность. Если компания досталась другому владельцу, то можно обратиться и к нему. Это прописано в пункте 30 порядка ведения книжек. Обратиться можно напрямую к директору, а он направит вас к сотруднику, отвечающему за ведение трудовых книжек.
Общие правила изменений в трудовой
В трудовом кодексе подробно описано, как нужно заполнять книжки. Важно правильно записывать информацию о приёме на работу и об увольнении, об этом есть даже отдельные статьи. В каждой компании есть сотрудник, который отвечает за ведение трудовых книжек, именно он должен знать, как правильно делать записи. Также кодекс нужно использовать при внесении изменений в записи. Если вы сами обнаружили ошибку и она незначительная, то ее можно оставить.
В качестве ошибки можно привести ситуацию, когда дату о приеме на работу вписали не в ту строчку, по факту это ошибка, но она никак не влияет на подлинность. Также часто работодатели указывают дату приема прописью, а по правилам нужно писать арабскими числами, это тоже ошибка, но которая не требует исправления.
По поводу орфографии - не всегда требуется ее исправление. В большинстве случаев орфографические ошибки не несут какой-то серьезной информации. Но если ошибка в названии организации, ФИО или должности, то ее следует исправить. Если сотрудники пенсионного фонда заметят ошибку в фамилии, то они могут не зачесть эту запись.
Поэтому лучшее заранее проверьте правильность написания и позаботьтесь об устранении случайных ошибок. Все эти правила распространяются на записи до 2020 года. С 2020 года введен новый формат книжек - электронный. Работодатель сам сдаёт данные в форме СЗВ-ТД и все сотрудники могут в интернете посмотреть свои данные.
Во время нововведения у сотрудников был выбор: оставить бумажные книжки или перейти на электронный формат. Каждый в форме заявления выразил своё желание, но сейчас многие переходят именно на электронные книжки.
Если неточность в записях найдена после увольнения, то работодатель обязан внести корректировки.
Если он этого не делает, то работник может смело обращаться в суд. Судебные дела вряд ли будут интересны организации, так как они потратят много времени на это, а иногда ещё и приходится выплачивать моральную компенсацию. Поэтому многие работодатели быстро меняют данные.
Как вносить изменения в трудовую книжку
Заполнение трудовой книжки начинается с первого листа. Его заполняет работодатель, к которому вы впервые устроились, самостоятельно заполнять первый лист запрещено. До 2021 при допущении ошибки титульный лист нельзя было исправлять, бланк уничтожался и заводился новый. Важно - при уничтожении необходимо составлять акт.
Для тех работников, которые устроились после 2021, заведение новой трудовой в бумажном формате не предусмотрено. Отдел кадров сразу занимается оформлением в электронном виде, но там тоже нужно отслеживать правильность написания.
Если работник выходит замуж и меняет фамилию, то это обязательно нужно отразить на титульном листе. При смене имени или фамилии, вам должны исправить титульный лист. Нужно зачеркнуть старые данные и вписать новые снизу или сверху. Важно отметить, что зачеркнутая информация должна отчетливо читаться.
С внутренней стороны прописывают номер документа, который подтверждает смену личной информации, например, свидетельство о смене имени. Подпись обязательно должна быть заверена сотрудниками, которые ответственны за ведение книжек.
Также в документе есть отдельная строка «образование». Там работодатель должен указать уровень образования сотрудника, сделать он это может на основе документа (диплома). Иногда граждане получают диплом уже в процессе работы, тогда трудовую книжку необходимо дополнить. Если не осталось пустого места в строке, то информацию можно указать выше.
Иногда сотрудники неправильно изменяют информацию об образовании, они зачеркивают прошлые данные и рядом пишут новые. Это тоже будет считаться грубой ошибкой, но книжку менять не нужно, так как это никак не сказывается на стаже и должности. Но если ошибка в личных данных работника, то это следует исправить, иначе ПФР может не принять такую информацию, так как книжка записана на другого гражданина. Важно сразу заняться исправлением ошибки, иначе потом это можно будет сделать только через суд.
Для работодателя есть несколько вариантов действий при обнаружении ошибки у нового сотрудника:
- не принять книжку работника и попросить его обратиться на прежнее место работы для исправления;
- внести корректировки, но запросить с прошлого места работы документ об ошибке;
- оформить новую книжку. Это можно сделать только с заявления сотрудника. Но нужно помнить, что старую — не исправленную могут — не принять в пенсионном фонде.
Если ошибка в пункте «сведения о работе», то их ни в коем случае нельзя зачеркивать.
Информацию исправляют несколькими способами:
- Прописать следующий порядковый номер и дату.
- Сделать отметку о недействительности записи и внести правильные данные (графа 3).
- Написать номер и дату того приказа, который неверно внесли (графа 4).
Корректировки в трудовую должны вноситься по правилам, иначе записи будут недействительны. Если у гражданина не получается доказать ПФР правильность данных, то он может обратиться за помощью в суд. Бывают ситуации, когда восстановить данные невозможно, например из-за пожара на работе. Доказать свою должность и стаж можно с помощью свидетельских показаний или со слов работодателя.
Если суд признал незаконность действий, то необходимо в книжке сделать отметку о недействительности записи. Например: «запись №7 недействительна, восстановлен на прежней работе». Также часто работодатели делают ошибки в причинах увольнения, за этим тоже нужно следить. Если вы не хотите, чтобы в вашем документе были ошибки и исправления, то вы вправе потребовать завести новый экземпляр документа.
В трудовых книжках есть правило написания дат. Их прописывают только арабскими цифрами, не нужно месяц прописывать словами. Но если у вас месяц прописан прописью, то исправлять запись не требуется. Однако, может быть существенная ошибка в дате, например, неверно указан месяц, в таком случае исправление нужно обязательно сделать.
Также обратите внимание на написание реквизитов. Нельзя сокращать слова, например такие, как: приказ, распоряжение и другие. В правилах ведения книжек не указано, как действовать в подобных ситуациях. Если смысл фразы понятен и не требует уточнений, то можно оставить так.
Ошибки в сведениях о награждении
По невнимательности сотрудников, иногда записи о приеме на работу встречаются в разделе для записей награждений. Такие сведения признают неверными и переносят в раздел о работе. Если книжка полностью заполнена и нет места, то необходимо вклеить вкладыш и переписать информацию в него.
Порядок исправления в сведениях о награждении:
- в сведениях о награждении указывают порядковый номер, дату и в графе 3 указывают, что запись ошибочная;
- далее в разделе о работе нужно внести достоверную информацию.
Если в книжке нет места и запись переносят на вкладыш, то необходимо проставить следующий порядковый номер.
Ошибки в названии организации
Название компании не подлежит нумерации, поэтому при исправлении возникают некие трудности. Не всегда понятно, как правильно исправить запись, в нормах это не прописано. Из-за отсутствия нумерации, стандартная схема не подойдёт.
Ошибки во вкладыше
Когда трудовая книжка заканчивается, сотрудники ответственные за заполнение, делают дополнительный вкладыш. Правила его заполнения ничем не отличаются от заполнения книжки. Важно помнить, что вкладыш является действительным только при наличии самой трудовой.
При выдаче вкладыша в трудовой ставиться пометка в виде печати и указывается его номер. Самая популярная ошибка при ведении записей во вкладыше - это нумерация с цифры 1. Нужно продолжать порядок нумерации трудовой, то есть она будет сквозной. Если запись в книжке заканчивается номером «10», то вкладыш необходимо начинать с «11». Если допущены ошибки, то необходимо указать на них. В сведениях о работе прописывают «записи во вкладыше имеют ошибочную нумерацию, нумерацию 1 и 2 нужно считать как 30 и 31».
При допущении сразу нескольких ошибок, нужно максимально их исправить. В ПФР могут не принять вашу книжку.
Несколько ошибок сразу
Иногда в трудовых книжках встречаются несколько ошибок. Например, в названии организации и даты приема на работу. Если ошибки идут друг за другом, то их можно исправить одной записью.
Как внести пропущенную запись в трудовую книжку
Если в записях пропущена какая-то информация, то ее необходимо добавить. Сначала нужно обозначить, что прошлая запись недостоверна, это сделает работодатель. Затем вписывается название компании и остальные верные данные.
У мужчин бывает следующая проблема: работодатель пропустил данные об армии. Такую информацию исправлять не требуется. По закону, необязательно вначале книжки иметь запись о службе.
Записи об этом можно сделать так:
- В первой графе указать номер записи.
- В следующей написать дату.
- В третьей графе будет информация о службе и дата.
- В последней графе пишется наименование и реквизиты, например, «военный билет НА №94858».
Если пропущена запись о переводе или присвоении разряда
К пропущенной записи о переводе или разряде не предъявляют серьезных требований. Исправить это можно в любой момент. Запись вносится следующим номером. В ней указывается правильная дата перевода, информация должна совпадать с документом, на основании которого сделана правка.
При переименовании компании тоже нужно внести корректировку в книжку, иначе название при приеме и увольнении будет разное. Исправить это может прежний работодатель, но с условием получения документа с вашего прошлого места работы. В документе должна быть подтверждена информация о смене названия. Справка выдается по личному запросу бывшего сотрудника.
Исправления вносят в раздел о работе, сразу после последней строки, порядковый номер и дату не ставят. В третьей графе пишут информацию о названии и дату переименования. Например, ООО «Тигр» с 10.12.2021 переименовано в ООО «Дом». Дату и номер приказа прописывают в графе 4.
Если в трудовой книжке уже нет места
При частой смене работы у сотрудников возникает проблема, что в книжке не остаётся свободного места. В таком случае не придется заводить второй документ, работодатель сделает специальный вкладыш. Порядок его заполнения аналогичный, как и в книжке.
Как исправить ошибки другого работодателя
После увольнения всегда проверяйте записи в трудовой, если вы обнаружили, что работодатель не записал информацию об увольнении, то есть несколько вариантов. Для начала можно самостоятельно обратиться в отдел кадров на прошлой работе и попросить внести недостающие данные. Второй вариант - завести новую книжку. Новый работодатель не вправе вносить новые записи до тех пор, пока не будет подтверждающего документа. Запрещено вносить корректировки только со слов работника.
Отсутствие записи об увольнении может вызывать вопросы со стороны ПФР. Советуем заранее исправить неточность, иначе в будущем можно столкнуться с проблемами в выплатах и начисления стажа.
Если сотрудник не может по каким-либо причинам внести новые корректировки, то можно составить новую трудовую. Но обязательно нужно написать заявление о потере прошлой. Также можно принять человека по совместительству. По закону нельзя иметь два основных места работы, это может повлечь большой штраф на компанию. При приеме на работу по совместительству, компания может не вносить записи в трудовую, это делает организация по основному месту работы.
Любой сотрудник может обратиться к компании за помощью исправить записи в трудовой. В этом случае нужно помочь работнику и отправить запрос на прежнее место работы. Исправления можно вносить только с предоставлением заверенной копии приказа или со справкой из архива.
Ответственность за несоблюдение правил исправления
Если работодатель не соблюдает правила ведения и исправления записей, то ему может грозить штраф от 1000 до 50 000 рублей. Размер зависит от вида компании, например у ИП штраф варьируется от 1000 до 5000 рублей. Информацию о штрафах можно найти в КоАП РФ.
Ответственность за фиктивные записи в трудовой
Иногда работодатели прибегают к мошенническим схемам и за заранее оговоренную сумму прописывают в трудовой, что гражданин якобы работал у них. Чаще всего так оформляют друзей, родственников или знакомых, которым важно накопить стаж. За такие действия предусмотрена уголовная ответственность, так как это обман государства.
Человек, имеющий фиктивные записи, будет получать выплаты от государства при достижении пенсионного возраста, получается он будет иметь дело с мошенничеством госвыплат. За такую схему можно сесть в тюрьму до 2 лет.
Запомнить
Подводя итог, важно запомнить:
- по закону, исправляет ошибку в трудовой та компания, которая ее допустила. Если организация прекратила деятельность, то правки может внести нынешний работодатель;
- ошибки, которые никак не влияют на суть, исправлять не нужно;
- если нужно изменить информацию на титульном листе, то прошлые данные аккуратно зачеркиваются и рядом пишут новые;
- при получении новой ступени образования работодатель должен дополнить эти сведения, при этом прошлая информация не зачеркивается;
- если трудовая книжка закончилась и не осталось свободных страниц, то работодатель вклеивается вкладыш.
Каждый работник, ответственный за ведение трудовых, должен знать правила их заполнения и внесения корректировок. При несоблюдении норм и правил сотрудник вправе обратиться в суд, и тогда компания получит штраф.
Горячая линия
