С каждым днём мы всё чаще и чаще можем наблюдать, как в той или иной сфере всё переходит от бумажной формы в ведение дел в электронном виде. В первую очередь это обусловлено тем, что так всё на много легче систематизировать, получить доступ, передать или переслать информацию и много чего иного. Не обошла стороной такая оцифровка и трудовые книги.
Что такое электронная трудовая книжка
Электронная трудовая книжка представляет собой новый порядок, который был установлен для ведения учёта касательно трудовой деятельности человека. По старым правила, на работодателя возложено обязательство вести ТК в бумажном виде, но на сегодня все данные уже передаются в ПФ онлайн.
Для того чтобы получить необходимую информацию с электронной книги, необходимо заказать соответствующую выписку.
Электронная ТК содержит в себе все те же данные, что книга в бумажном варианте, а именно:
- личную информацию о работнике – ФИО, СНИЛС, дату рождения;
- все даты, когда конкретного человека было взято на работу, уволено с работы или переведено на иное место работы или должность;
- все должности, на которых владелец ТК числился с обязательным указанием структурного подразделения;
- причины увольнения ссылками на соответствующее законодательство.
Все данные полностью о рабочем месте вносятся с 01.01.2020 года. До этого периода, информация о трудоустройстве может быть предоставлена в сокращённом виде. Одновременное трудоустройство у нескольких работодателей в выписке будет отображаться разными строками.
Данные о возможных рабочих поощрениях не вписываются в электронную ТК. В случае необходимости проинформировать нового работодателя об имеющихся у вас награждениях или использовании данной информации для иных целей, сделать это можно посредством предоставления бумажной трудовой книги или самого приказа о получении награды.
Трудоустроенные люди имеют право просить работодателя о переводе вас на электронный вариант книги.
В таком случае, бумажный экземпляр вам должны отдать. В случае, если работодатель ведёт одновременно ТК в бумажном и электронном виде, то он в обязательном порядке должен вносить информацию в оба формата.
Если человек первый раз в своей жизни принимается на работу в 2021 году, то он уже не получит бумажную трудовую книжку, её не оформляют. На такого работника сразу заводится электронный вариант книги.
У кого есть электронная трудовая книжка
Сегодня, согласно действующего законодательства, на работодателя возложено обязательство о передаче в ПФ данных о всех работающих у него людей в электронном виде. Владельцами электронных книг являются все те работники, которые были трудоустроены по состоянию на 01.01.2020 год, а также устроенных после.
Отказ от ведения бумажных экземпляров обозначает, что далее, вся информация будет только на компьютере (храниться, предоставляться, просматриваться).
В случае отказа от бумажного варианта, работодатель должен выдать работнику старую ТК. Граничные сроки выдачи книги в данном случае законом не установлены, но чаще всего это происходит в тот же день. Не стоит выбрасывать полученную трудовую книгу, ведь она при необходимости позволит подтвердить информацию о трудоустройстве до 2020 года.
При отказе от ведения бумажной ТК, необходимо предоставить выписку на новую работу из электронной ТК (в бумажном варианте или электронном).
Ведение бумажной ТК обязывает работодателя повторно вносить все данные в электронную ТК, при этом вся необходимая информация всё так же будет передаваться в ПФ. Стоит обратить внимание, что ранее принятое решение про отказ ведения бумажной ТК, позже отменить и заново вести в ней записи не выйдет (даже на новом рабочем месте).
Как получить выписку из электронной трудовой
При необходимости получения выписки из ТК знайте, что она может быть в бумажном или электронном варианте. Если она делается из электронной книги, то она будет иметь вид справки формы СТД-Р или СТД-ПФР. Какая именно будет у вас непосредственно зависит от того, где вы будете её получать и как именно у вас ТК (бумажная или нет).
Получение выписки доступно в несколькими вариантами:
1. Через работодателя:
- если книга бумажная, то вам выдадут заверенные копии всех её страниц. Это отличный вариант для тех, кто планирует оформлять загранпаспорта, получать визы, оформлять кредит в банке или пособие;
- если книга доступна только в электронном варианте, то выписка из неё будет иметь вид справки по форме СТД-Р. В ней будут отражаться данные о периодах трудоустройства у данного работодателя. Получить такую справку можно в электронном или бумажном виде.
Справка по форме СТД-Р выдаётся работникам, которые по тем или иным причинам не имеют ТК в бумажном варианте (они могли отказаться от неё и перейти на электронный вариант или первое устройство на работу было после 01.01.2020 года).
2. Через портал Госуслуг – для этого необходимо зайти в свой личный кабинет на портале и заказать выписку, а в случае предоставления согласия ПФР на обработку личной информации выписку можно просто скачать с личного кабинета. Подписывается такая выписка электронной подписью, поэтому юридически она равносильна бумажному варианту документа.
После заказа выписки на Госуслугах, она придёт в личный кабинет в 2-х форматах:
- pdf: стандартная форма документа;
- xml: файл с данными представляет собой текст с кодами (чаще всего запрашивают банки).
Выписка в электронном формате имеет вид справки формы СТД-ПФР. Право на получения такой выписки есть и у тех, кто имеет и бумажную ТК и у тех, кто имеет электронную книгу.
Справка по форме СТД-ПФР содержит информацию касательно всех работодателей, что передавали информацию в ПФ. Нюанс заключается в данном случае в том, что такая справка может не содержать более детальных данных о работе человека до 2020 года, ведь до этого момента книги были в бумажном виде.
3. Обратившись в ПФР и МФЦ – на данные государственные учреждения возложена функция по выдаче выписок с бумажных ТК. Отражающиеся в ней данные будут идентичны тем, что отражаются в электронной ТК на Госуслугах. Срок подготовки заказываемого документа в МФЦ составляет три рабочих дня.
Выписка имеет вид справки формы СТД-ПФР в бумажном виде.
На официальном сайте ПФР, через личный кабинет, также можно заказать выписку в электронном виде.
Выписку с трудовой книги в электронном виде могут потребовать в таких случаях:
- при трудоустройстве на новое рабочее место;
- при оформлении пособий и льгот (органы соцзащиты);
- при оформлении визы для выезда за границу (визовый центр, консульство);
- для подтверждения своего трудоустройства (в суде);
- при подаче документов на поступление в высшее учебное заведение.
Почему в выписке не все сведения или она пустая
В некоторых ситуациях, при заказе выписки с электронной трудовой книги, в ней отображаются не все данные или она может быть вовсе пустой. В таких случаях необходимо обратиться к работодателю с вопросом о сроках передачи данных в Пенсионный фонд. В случае перевода с одной работы на иную, такая информация должна передаваться в ПФ до 15 числа следующего месяца. Информация про увольнение или приём на работу в обязательном порядке передаётся не позже следующего рабочего дня.
Полностью все имеющиеся данные касательно трудоустройства с 01.01.2020 года вносится в электронную ТК.
Все иные данные, до 01.01.2020 года, могут быть представлена в сокращённом виде (без обозначений оснований для приёма или увольнения, без полного указания занимаемой должности).
Если в вашей электронной трудовой книге была выявлена шибка или какие-то данные не внесены, необходимо обратиться со своей проблемой в расположенное рядом отделение ПФ. При себе рекомендуется иметь ТК, трудовые договора, копии приказов об увольнении или принятии на работу.
Как исправить ошибку в электронной трудовой
На пенсионный фонд возложена так же функция по внесению необходимых данных в электронную трудовую книгу, а также функции по корректировке неправильно указанной там информации. Для внесения тех или иных изменений по вашей просьбе, в ПФ необходимо предоставить соответствующие подтверждающие документы:
- трудовая книга в бумажном виде;
- трудовые договоры;
- копии приказов про увольнения или приёме на работу.
Горячая линия
