Правильное использование БСО через АС: сохранение корешков, хранение копий и порядок действий.

Согласно п.4 ст. 169 Налогового кодекса РФ, организации обязаны хранить копии выданных ими кассовых чеков, а также исходящих и входящих расходных ордеров и кассовых документов на бумажных носителях в течение пяти лет. Однако если организация использует автоматизированную систему учета БСО, которая удовлетворяет требованиям Федерального закона № 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных денег", то она может хранить копии указанных документов в электронном виде в системе учета. Однако необходимо убедиться, что электронная копия защищена от изменений, имеется возможность ее восстановления и что информация, содержащаяся в системе, отвечает требованиям законодательства РФ. Также следует отметить, что в случае проверки налоговыми органами, электронные копии должны быть представлены в виде, понятном для чтения.

Для начала использования АС учета БСО рекомендуется ознакомиться с требованиями законодательства РФ, которые могут быть применимы к вашей деятельности и использованию АС. В частности, законодательство РФ предусматривает требования к хранению документов, включая БСО.

Для решения вопроса, связанного с использованием АС учета БСО, вам необходимо убедиться, что электронная копия БСО, защищенная от изменений, остается в системе и хранится в течение пяти лет в соответствии с требованиями законодательства РФ.

По представленной вами схеме использования БСО через АС следует, что создается только один экземпляр бланка БСО, который подписывается и выдается клиенту. Предполагается, что эта единственная копия бланка будет использоваться как подтверждение оплаты, а все остальные данные будут храниться в электронном виде в АС.

Следует учитывать, что в случае необходимости вы сможете получить доступ к электронной копии бланка БСО из АС и предоставить ее в качестве документа на проверку соответствующим контролирующим органам, если это потребуется по законодательству РФ.

Для данного вопроса применимы следующие статьи закона:

• Статья 169.1 Налогового кодекса РФ "Учет расчетов по налогу на добавленную стоимость"

• Статья 54 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных денежных средств"

• Приказ Минфина России от 30.03.2015 № 36н "Об утверждении форм бланков строгой отчетности, используемых при осуществлении контроля за расчетами, и порядка их заполнения"

-Приказ Минфина России от 29.01.2018 № 12н "Об утверждении требований к системам записи на фискальные накопители и к форматам электронных документов, используемых при осуществлении контрольных действий в отношении сведений о расчетах, подлежащих регистрации в ходе осуществления контрольно-кассовой техники"