Хранение аукционной документации: бумага vs электроника и необходимость ответа

Согласно законодательству Российской Федерации, документы, составляющие аукционную документацию, должны храниться на протяжении всего срока действия контракта, заключенного в результате проведения торгов. Однако, нормативные акты не устанавливают обязательность хранения такой документации исключительно в бумажном виде или электронном виде. Также, для электронной аукционной документации принято использовать системы электронного документооборота, где она может храниться в электронном виде. В любом случае, при хранении документации необходимо соблюдать требования законодательства.

Для решения вопроса о хранении аукционной документации необходимо обратиться к законодательству Российской Федерации в части государственных закупок. В соответствии с Федеральным законом от 18 июля 2011 года № 223-ФЗ “О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц” аукционную документацию следует хранить в течение 3 лет со дня принятия решения о выборе победителя торгов.

При хранении аукционной документации на электронном носителе необходимо соблюдать требования к хранению электронных документов, установленные Федеральным законом от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ “Об электронной подписи”. Важно обеспечить сохранность и достоверность хранения электронных документов на протяжении всего периода хранения.

В качестве документов, которые могут потребоваться для решения данного вопроса, могут выступать соответствующие законодательные акты, а также договоры и протоколы, подтверждающие факты хранения аукционной документации на бумажных или электронных носителях.

Можно сослаться на статью 170 Гражданского кодекса РФ, в которой закреплено требование хранения бухгалтерской и налоговой отчетности организаций и индивидуальных предпринимателей. Также, можно обратить внимание на статью 5 Федерального закона "Об электронной подписи", в которой регулируется порядок использования электронных подписей при заключении и исполнении договоров в электронном виде.