Можно ли отправлять трудовую по почте?

Обязанности работодателя при увольнении сотрудника – произвести с ним полный расчет и оформить расторжение договора. Он также должен выдать работнику трудовую книжку. Но бывают ситуации, когда гражданин не может явиться за ней лично. В таком случае у работодателей возникают вопросы – можно ли трудовую отправить по почте? Да, такая возможности имеется, но необходимо соблюсти ряд ограничений и выполнить правовые требования.

Пересылка трудовой книжки по почте

Действующее законодательство учитывает, что работник может отказаться от получения трудовой книжки лично или не имеет фактической возможности явиться за ней (болезнь, различные чрезвычайные ситуации). Это не значит, что работодатель вправе выбросить документ - до фактической передачи он несет за него ответственность.

Игнорировать свои обязанности работодатель не вправе. Иначе он будет привлечен к ответственности за несоблюдение сроков или отправку без согласия работника (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Трудовая книжка направляется по почте только с письменного согласия работника. Он вправе сдать его лично, например, при подаче заявления на увольнение или направить его любым удобным способом.

Когда трудовую книжку отправляют по почте

Трудовая книжка должна быть выдана в последний рабочий день. Не в тот момент, когда работник подает заявление на увольнение, а тогда, когда покидает рабочее место. Это правило установлено Трудовым кодексом РФ, а именно ч. 4 ст. 84.1 и ч. 1 ст. 140.

Работник может отказаться от получения документа. Также он может отсутствовать на работе. В таких ситуациях книжку можно направить ему почтой. Но при реализации данной процедуры необходимо получить от сотрудника согласие на пересылку почтой. Если он не даст его лично, следует направить ему уведомление о необходимости выполнить это действие.

Отказ от отправки влечет для работодателя последствия. Ему придется выплатить бывшему сотруднику среднюю зарплату за каждый день просрочки. В качестве основания суды указывают тот факт, что работник не может официально устроиться на работу без книжки.

Каждый случай нужно разбирать индивидуально. Наличие согласия отправить трудовую книжку по почте накладывает на работодателя обязательства. Наличие направленного заявления об отправлении трудовой книжки по почте позволит избежать ответственности.

В качестве оснований для отправления документа по почте используются:

Работа сотрудника в филиале компании, расположенном в другом населенном пункте. При этом управление должно осуществляться из центрального офиса.
Нахождение гражданина в командировке, на обучении, стажировке при условии, что он решил уволиться там.
Гражданин уволился, находясь в отпуске. При этом он не должен иметь возможности явиться в офис самостоятельно.
Сотрудник находится в декрете и увольняется по собственному желанию. Уволить беременную или женщину в отпуске по уходу за ребенком по решению работодателя нельзя.

Нередки ситуации, когда работник не хочет явиться за трудовой книжкой лично. Например, если уволился со скандалом и не желает снова пересекаться с работодателем. В таком случае он может направить согласие на высылку документов по почте. Это позволит избежать прямого контакта с бывшим руководством.

В каком случае отправлять нельзя

Можно ли отправить трудовую книжку по почте - вопрос простой, имеющий прямой ответ в законодательстве. Да, такой документ можно переслать бывшему сотруднику, но только при соблюдении условий:

Имеется письменное согласие от работника. Он может дать его при подаче заявления об увольнении или направить по почте, в том числе после получения уведомления от работодателя.
Было направлено уведомление о направлении документа почтой. Необходимо, если ранее работник не дал согласия самостоятельно.
Был выбран способ, обеспечивающий сохранность почтового отправления.

Если согласие от сотрудника так и не последовало, работодатель должен сдать книжку в архив. Она хранится там в течение 75 лет.

Порядок отправления ТК по почте

Сначала работодателю нужно уволить гражданина с занимаемой должности. Это реализуется в несколько этапов:

издание приказа об увольнении;
направление приказа уволенному под подпись;
направление документа в отдел кадров;
при отказе сотрудника от подписи приказа - составление акта.
расчет выплат, которые должны быть произведены сотруднику;
выплата сотруднику всех причитающихся средств.

Первое, что должен сделать работодатель после этого (при отсутствии письменного согласия от работника на пересылку документа почтой) - направить ему уведомление. В нем указывается, что гражданин вправе забрать документ лично или дать согласие на его пересылку почтой.

Уведомление направляется заказным письмом с описью вложения. Только такой вариант обеспечит отправителя доказательством исполнения своей обязанности. Далее работодателю необходимо:

Получить согласие по почте. Специальной формы нет, работник вправе выразить свою позицию самостоятельно. Главное, чтобы в документы было четко указано его согласие о получении документы по почте, а также адрес, по которому он сможет принять письмо.
Отправить документ по почте. Книжка направляется заказным письмом с описью вложения. Предельно важно использовать именно этот метод отправления, так как он обеспечивает подтверждение совершения действия и высылки конкретных документов.
Внести запись в книгу учета. Указывается дата отправления, а также факт дачи работником согласия и направления документа работодателем.

Важно понимать, каким письмом отправлять трудовую книжку по почте. В данном случае лучше не экономить и передать бумаги ценным, с описью. Оно будет не намного дороже, чем обычная почтовая услуга.

Какие ошибки допускают при отправке

Главная ошибка работодателя - нарушение сроков отправления. Уведомление необходимо направить работнику в день его увольнения. Саму трудовую книжку - в течение трех дней с даты получения от него согласия.

Нередко работодатели направляют трудовую книжку самостоятельно, не получив согласия работника. Это также считается нарушением. Поэтому сначала стоит направлять уведомления. При отсутствии ответа или при отказе работника работодателю необходимо сдать документ в архив.

Значительная часть ошибок связана с формальными нарушениями. Работодатели неправильно оформляют те или иные документы - начиная от приказа об увольнении и заканчивая уведомлением о направлении трудовой книжки по почте. Желание сэкономить тоже может привести к противоречиям. Работодатель, направивший уведомление обычным письмом, не сможет доказать, что сделал это. Поэтому необходимо выбирать заказные отправления с описью вложения.

Передача уволенному сотруднику трудовой книжки – обязанность работодателя, которую он не вправе игнорировать. Но бывают ситуации, когда сотрудник не хочет являться в офис или не может сделать это по независящим от него причинам. В таких ситуациях трудовая книжка направляется по почте. Однако, перед ее отправкой необходимо получить согласие от бывшего сотрудника. При отсутствии согласия документ отправляется на хранение в архив.

Если у вас возникла проблема с отправкой трудовой по почте получить юридическую помощь можно на нашем сайте.