Желание упростить документооборот на том или ином предприятии очень распространено. На сегодняшний день, частично решить данную проблему можно благодаря факсимиле. Частично потому что необходимо точно знать, где можно применять такую подпись-отпечаток.
Что такое факсимиле?
В действующем законодательстве не предусмотрено юридического толкования такого понятия, как факсимиле подпись, но несмотря на это, данный термин очень распространён и применяется на практике при организации хозяйственной деятельности компаний и индивидуального предпринимательства.
Факсимиле представляет собой штамп подписью руководителя или любого иного сотрудника, которая набита в зеркальном отображении и ничем не отличается от оригинала. Факсимиле доступна к заказу обыкновенного типа или автоматического.
При помощи данного штампа без труда можно проставить при необходимости, большое количество подписей от лица руководителя или иного ответственного лица, на самых различных документах. При этом, необходимо точно иметь представление, когда именно можно использовать данную печатку, а когда она не будет иметь никакой юридической силы.
На каких документах можно ставить?
Решив приобрести факсимиле для своей компании, нередко возникает вопрос: «Какие именно документы ей можно подписывать?». Более детальное ознакомление с законодательством не позволит найти ответ на данный вопрос, ведь его там просто нет.
При этом компания имеет право лично разработать и утвердить своё положение касательно применения факсимиле. Внутренними актами на предприятии можно утвердить случаи законного применения печатки, какие виды оттиска допустимо применять в работе, а также утвердить процедуру решения споров, в случае их возникновения.
Все обозначенные правила использования такой подписи трудно назвать точными и однозначными. Но несмотря на это, определено, когда допустимо использование данной росписи, а когда категорично нет.
В некоторых ситуациях, например, при заключении сделки, использование факсимиле на первичной документации допустимо только при соглашении всех сторон или в законодательно обозначенных случаях. Это говорит, что данный штамп допустимо проставлять на различной документации, но только той, что была заключена, не нарушая гражданского права.
Очень важным моментом при использовании в процессе подписания договора подписи-факсимиле является то, что в дальнейшем, одна и сторон, не зависимо от причины, может захотеть оспорить такой документ. Для минимизации такой возможности, стоит отдельно прописать в договоре факт разрешения на применение такой подписи.
В зависимости от типа правоотношений и подписываемых документов, зависит и порядок использования факсимиле. Использовать факсимиле можно только при условии согласия каждой из сторон сделки.
На первичных документах
Нельзя применять факсимиле для проставления подписи на документах первичного учёта. Если оригинальная подпись, то это основание для налоговой службы применить соответствующие меры по отношению к такому налогоплательщику.
Учитывая вышесказанное, те кто не хочет иметь проблем с налоговой, которые могут повлечь за собой самые различные проблемы, лучше всего не рисковать и не использовать факсимиле по данному направлению.
Стоит обратить внимание на то, что вся первичная документация в обязательном порядке должна скрепляться рукописной подписью ответственного лица.
На доверенности
Много вопросов связано с подписанием доверенности посредством факсимиле. То ответ на данный вопрос чётко прописан в письме МНС №18-0-09-000042, где прописано, что применение факсимиле на доверенностях, что выдаются организациями, даже если это дубликат, строго запрещено.
На счете на оплату
На первый взгляд может показаться, что счёт на оплату работ или услуг не столь значимый документ, в сравнении с договорами и доверенностями, ведь в первую очередь выписываются на основе ранее заключённого договора. Но нет, в данном случае так же использовать подпись-отпечаток запрещено законом.
В обязательном порядке счёт на оплату подписывается исключительно оригинальной подписью от руки. В ином случае предприятие может попасть в неприятную ситуацию и получить немаленький штраф.
Любой документ, имеющий платёжный характер или несущий за собой последствия финансового характера, подписывать факсимиле запрещено.
На счетах-фактурах
Финансовые последствия также несут за собой такие документы, как счёт-фактура, кассовый ордер, путевой лист и много других, что свидетельствует, что подпись их посредством факсимиле запрещено.
Можно применять подписи-печати на документах вторичного характера, то есть тех, которые могут быть в виде приложений или дополнений к договорам или иному официальному документу. Но при этом даже такое использование подписи должно быть прописано в одном из пунктов договора во внутрикорпоративном акте).
При наличии малейшего сомнения, касательно типа документа, его финансовой составляющей, лучше всего использовать обычную подпись, что в результате точно избавит ответственное лицо от ряда проблем (финансового характера, в том числе).
Юридическая сила факсимиле
Учитывая столь много запретов на использование факсимиле, возникает вопрос: «Так, где же на самом деле такая подпись будет иметь полноценную и безусловную юридическую силу?».
Ответом будет, что в таких случаях:
- для закрепления отношений гражданско-правового характера;
- если обе стороны не против использования такой подписи;
- неотъемлемой частью договора является пункт, в котором прописан факт применения факсимиле. Оно полноценно может заменить личную подпись ответственного лица одной стороны сделки.
Не соблюдаются требования законности при применении факсимиле на таких документах, как:
- доверенность;
- платёжный документ;
- первичная бухгалтерская документация;
- товарная накладная;
- документах с финансовыми последствиями для обеих сторон;
- предназначенные для отправки в государственные органы.
Важно обратить внимание на законность использования подписи-отпечатка в процессе оформления трудовых отношений, ведь данный вопрос является достаточно спорным.
Найти гарантированное законное подтверждение того, что такое применение подписи-отпечатка в процессе подписи документов допустимо в данной ситуации не получится. При этом такие взаимоотношения в любом случае оформляются при помощи договора, а если в нём будет прописан пункт о применении факсимиле, то проставление подписи в такой способ в трудовом договоре допустимо.
Более детальную информацию касательно законности применения факсимиле в том или ином случае, может предоставить специалист своего дела, что в результате позволит избежать серьёзных проблем с законом и контрагентами.
Выбирать юриста для данного дела стоит со всей серьёзностью и ответственностью, ведь только в таком случае можно надеяться на желаемый результат. Современный рынок переполнен самыми различными предложениями в данной сфере, но доверять стоит только проверенным компаниям, работающим на результат и имеющим значительное количество довольных клиентов.
Горячая линия
